Verstandig omgaan met namenlijsten

Zonder abonnement zijn gegevens straks niet meer beschikbaar
Een waarschuwing voor de meeste gebruikers van het AVG-programma, met name degenen die vorig jaar van hun branche- of beroepsvereniging een voucher ontvingen.

Daarmee kon u gratis gebruik maken van het programma. Die mogelijkheid stopt. Voor de meesten ergens dit jaar. En voor sommigen al binnenkort. Let op: Elke gebruiker krijgt daar meerdere mails over. Heb u die nog niet gehad. geen probleem, die komen vanzelf. Heeft u die wel gehad... Let dan op. Om het programma te kunnen blijven gebruiken, moet u een abonnement afsluiten. De in het AVG-programma ingevoerde gegevens blijven dan gewoon beschikbaar en er staat ieder kwartaal een actuele AVG-Verklaring klaar.
 
Dus bent u gebruiker van het programma dan krijgt u van ons daar duidelijke mails over. Sluit u geen abonnement af en onderneemt u geen actie? Dan zijn uw gegevens straks niet meer beschikbaar. Afgelopen tijd hebben al een flink aantal gebruikers meerdere keren een bericht ontvangen wanneer de inlog-mogelijkheid stopt. Hebt u dat bericht onverhoopt gemist? Log dan in op het programma en volg de instructies. Voorkomen dat alle moeite om de gegevens in te voeren, voor niets is geweest.

AP geeft informatie over wat te doen bij datalekken
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) die toeziet op handhaving van de privacywet AVG, heeft speciaal voor mkb-bedrijven praktische informatie gebundeld over datalekken. 

Daarvan is sprake als persoonsgegevens onbedoeld bij anderen terecht komen, in strijd met de privacyregels. De informatie van AP gaat onder meer in op de vraag wanneer je verplicht bent een datalek te melden, zowel aan betrokkenen als aan de Autoriteit. Nog belangrijker is de informatie die moet voorkomen dat er een datalek plaatsvindt. Voorkomen is immers nog altijd beter dan achteraf herstellen.
Uitgebreide informatie, met instructieve video, is te vinden op de campagnewebsite van AP: www.hulpbijprivacy.nl 

Documenten in AVG-programma geüpdatet 
Een aantal documenten in het AVG-programma is recent aangepast. De update houdt in dat bij sommige documenten de inhoud verder is verbeterd.  

Daarnaast hebben sommige documenten een kortere en duidelijker naam gekregen. Beide aanpassingen hebben tot doel het gebruiksgemak te vergroten. De update heeft geen gevolgen voor de ingevulde gegevens en de automatisch beschikbare AVG-Verklaring. Als er zaken met betrekking tot het beheer van persoonsgegevens binnen de organisatie, vereniging of bedrijf wijzigen en je gegevens in het programma moet veranderen, kom je automatisch met de nieuwe documenten in aanraking. 

5 tips van AP om meest voorkomende datalekken te voorkomen
Met vijf eenvoudige tips beperk je de kans op een datalek. 

De tips zijn afkomstig van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). 
1. Stel de ‘BCC’ in als standaardoptie in uw e-mailprogramma en niet alleen de ‘CC’. Hiermee vermindert de kans op een datalek doordat per ongeluk e-mailadressen van een groepsmail zichtbaar worden voor iedereen. 
2. Maak medewerkers bewust van het risico op hacking, phishing en malware. Wijs ze op de site www.veiliginternetten.nl
3. Beveiliging mobiele apparaten zodat er geen schade ontstaat bij verlies van een mobiele telefoon. Bijvoorbeeld door de harde schijf te versleutelen of gebruik te maken van meerfactorauthenticatie.
4. Schoon zaken op. Verwijder e-mails of bestanden die niet meer nodig zijn en schoon adresboeken op.
5. Houd software actueel. Installeer regelmatig updates en laat ze automatisch installeren.

Verstandig omgaan met namenlijsten 
Namenlijsten van deelnemers aan evenementen en bijeenkomsten: mag dat nog wel?  

Ons advies: ga er bewust mee om en handel als volgt. Vermeld bij de inschrijving voor een bijeenkomst dat er een deelnemerslijst komt en geef de mogelijkheid om niet vermeld te willen worden. Belangrijk: zorg er dan ook voor dat het niet gebeurt! Zet op de deelnemerslijst alleen naam (eventueel met organisatie- of bedrijfsnaam) en geen e-mailadressen of andere gegevens.
Als mensen bij inschrijving kunnen aangeven speciale wensen te hebben met enige relatie tot gezondheid (zoals dieetwensen), zet die gegevens dan niet op een algemene lijst! Ze mogen alleen staan op een lijst die uitsluitend wordt gebruikt door mensen voor wie die informatie relevant is. 

Bron:AVG voor Verenigingen