Je hebt een CV op je bureau liggen. De sollicitant lijkt geschikt, maar je wilt net wat meer gevoel krijgen bij de persoon achter het document. Dus je opent Google. Even snel checken wat er nog meer te vinden is. Herkenbaar? Begrijpelijk. Maar: er zijn grenzen aan wat je mag.
Antwoord van de AVG-expert: Laat me duidelijk zijn: nieuwsgierigheid is geen grondslag! Volgens de AVG mag je niet zomaar persoonlijke informatie opzoeken over een sollicitant. Ook niet als het gewoon op internet staat. Je hebt een goede reden nodig. En “ik was gewoon benieuwd” is dat helaas niet.
Als werkgever ben je namelijk ook in een sollicitatieprocedure verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens. En online speuren, hoe verleidelijk ook, valt daar gewoon onder.
Zakelijk profiel: ja. Vakantiefoto’s: nee.
Wat mag dan wel? Het opzoeken van zakelijke informatie – bijvoorbeeld via LinkedIn – is over het algemeen toegestaan. Dat past bij een professionele beoordeling van de kandidaat. Maar het bekijken van iemands Instagram-feed of Twitter-discussies over politieke voorkeuren is een ander verhaal. Richt je dus op bronnen die relevant zijn voor het werk, en blijf weg van iemands privéleven.
Transparantie is verplicht
Wil je toch online informatie gebruiken in je beoordeling? Dan moet je dat van tevoren melden aan de sollicitant. Bijvoorbeeld in de vacaturetekst of in het eerste gesprek. De sollicitant moet ook de kans krijgen om uitleg te geven als je iets tegenkomt dat vragen oproept. Kort gezegd: zorg dat het eerlijk en transparant gebeurt.
En hoe zit het met screening?
Het controleren van referenties of diploma’s – ook wel screening genoemd – is een ander verhaal. In sommige functies is dat zelfs verplicht. Denk aan functies in de kinderopvang of bij financiële instellingen. Maar ook dan geldt: informeer de sollicitant vooraf en houd je aan de spelregels.
Onze tip: leg dit vast
Wil je als organisatie goed voorbereid zijn? Leg in je sollicitatieprocedure vast wanneer en hoe je online informatie mag gebruiken. Zo voorkom je discussie en voldoe je aan de AVG. In onze online omgeving vind je daarvoor handige formats en tips.
Facebook
Twitter
LinkedIn
Instagram
