Automatisch nieuwe AVG-verklaring

Automatisch nieuwe AVG-verklaring
Gebruikers van het AVG-programma ontvangen binnenkort iedere drie maanden automatisch een nieuwe AVG-verklaring. Zo kan bij een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens altijd een recente verklaring worden overhandigd die aangeeft wat is gedaan om zorgvuldig met persoonsgegevens om te gaan. Bewaar de AVG-verklaring met datum dus goed!
Toezending is ook een reminder. Mocht er afgelopen drie maanden wat zijn veranderd binnen de organisatie (bijvoorbeeld nieuwe medewerkers, nieuwe software, nieuwe leveranciers) dan is het belangrijk dat betreffende onderdeel in het AVG-programma even aan te passen. Het is weinig werk, maar je moet er wel aan denken. Daar helpen we je graag bij. Met deze dienstverleningen zorgen we er met elkaar voor dat je blijvend aan alle AVG-verplichtingen voldoet.  

Bekijk jouw AVG-verklaring 

Melden datalek bij AP?
Zijn persoonsgegevens per ongeluk op een plaats terechtgekomen waar ze niet horen (bijvoorbeeld e-mailadressen die ten onrechte voor een hele groep zichtbaar zijn), dan spreken we van een datalek. In zo’n geval kan het dat je dit moet melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Kijk in het stappenplan datalekken om te weten wat je wel en niet moet melden. Melden bij de AP kan eenvoudig online. Angst is niet nodig. Als er wat mis gaat, kijkt de Autoriteit Persoonsgegevens er vooral naar of de organisatie serieus omgaat met persoonsgegevens. Als dat zo is, krijg je in beginsel advies om herhaling te voorkomen. Een waarschuwing of boete is pas aan de orde als zaken systematisch niet op orde zijn.  

Nieuwsbrieven krijgen andere opzet
Niet alleen aan de opzet van de websites wordt gewerkt, ook de gebruikersnieuwsbrief van het AVG-programma is toe aan herziening: met een overzichtelijker indeling, makkelijker toegankelijkheid en kortere introductieteksten. Wie meer wil lezen, kan vervolgens doorklikken. Berichten van eerdere nieuwsbrieven kunnen zo ook beter worden gearchiveerd. Er wordt volop aan gewerkt. Het ziet ernaar uit dat we er in het nieuwe jaar mee van start kunnen gaan.    

Hoe om te gaan met deelnemerslijsten?
Met de eindejaars- en nieuwjaarsbijeenkomsten in het verschiet, komt geregeld de vraag naar voren of het uitreiken van een deelnemerslijst nog wel is toegestaan. Zeker bij netwerkbijeenkomsten is het handig te weten wie je zou kunnen treffen. Ons advies: ga er bewust mee om en handel als volgt. Vermeld bij de inschrijving voor een bijeenkomst dat er een deelnemerslijst komt en geef de mogelijkheid om niet vermeld te willen worden. Belangrijk: zorg er dan ook voor dat het niet gebeurt! Zet op de deelnemerslijst alleen naam (eventueel met organisatie- of bedrijfsnaam) en geen e-mailadressen of andere gegevens.

Als mensen bij inschrijving kunnen aangeven speciale wensen te hebben met enige relatie tot gezondheid (zoals dieetwensen), zet die gegevens dan niet op een algemene lijst! Ze mogen alleen staan op een lijst die uitsluitend wordt gebruikt door mensen voor wie die informatie relevant is. 

Einde aan verwarring AVG-programma sites
Gebruikers van het AVG-programma vinden relevante informatie soms op de website van het programma zelf (avg-programma.nl) terwijl een andere keer wordt verwezen naar avgvoorhetmkb.nl of avgverenigingen.nl. Het onderscheid is wel verklaarbaar vanuit het ontstaan van het AVG-programma (een initiatief van de Stichting AVG voor verenigingen), maar voor de gebruiker kan het verwarrend zijn. Op dit moment wordt gewerkt aan een nieuwe opzet van de websites om misverstanden en onduidelijkheden te voorkomen. We houden je op de hoogte in de komende nieuwsbrieven.  

Bron: AVG voor Verenigingen