Hulp bij up-to-date houden van AVG


Begonnen, maar blijven steken?
Ben je begonnen met het doorlopen van het AVG-programma maar om één of andere reden blijven steken? En wil je het gewoon geregeld hebben aan het begin van het nieuwe werkseizoen? Maak dan gebruik van de mogelijkheid om het in één middag af te maken. Tijdens onze invulworkshop doorloop je samen met een AVG-expert in 3 uur het volledige programma. Je vult alles in voor je eigen organisatie of vult aan wat je nog niet hebt gedaan. Na afloop ben je klaar of nagenoeg klaar en kan dit thema van het ‘nog te doen-lijstje’ worden afgehaald. Dat is wel zo’n prettig gevoel. De eerstvolgende invulworkshop is op dinsdagmiddag 11 september a.s. in Utrecht. De organisatie is in handen van onze samenwerkingspartner Versterking. Meer informatie en aanmelding via www.versterking.nl/avginvulsessies

Gebruikersonderzoek in september 
Wat vind je van het AVG-programma? Wat zijn de ervaringen? Wat is goed en waar zitten verbeterpunten? Met antwoorden op deze vragen zijn wij heel blij, want daarmee kan het AVG-programma voor de toekomst verder worden verbeterd. In september vindt een gebruikersonderzoek plaats. Wij hopen dat je wilt meewerken. Het kost niet veel tijd en levert veel nuttige informatie op waar alle gebruikers straks van profiteren. Met elkaar een praktisch bruikbaar programma maken om aan de wettelijke verplichtingen te voldoen. Dat is en blijft de filosofie achter het AVG-programma. Dankzij de reacties van de gebruikers konden afgelopen tijd al verfijningen en verbeteringen worden doorgevoerd. Die werkwijze willen we graag voortzetten.

Mag ik gegevens oud-leden bewaren voor reünies? 
Ja dat mag, maar alleen als die leden daar expliciet toestemming voor hebben gegeven. Hebben ze dat niet, dan dienen persoonlijke gegevens uit ledenbestanden verwijderd te worden zodra het lidmaatschap eindigt. Dus wil je ze bewaren voor latere reünies, vraag dan expliciet of dat goed is en laat de oud-leden dat ondertekenen.
Maar: let op met het verwijderen! Financiële en fiscale wetgeving eist soms een bewaartermijn van een aantal jaren. In dergelijke gevallen gaat die verplichting boven de  AVG.

Hulp bij up-to-date houden van AVG 
Alle gebruikers van het AVG-programma krijgen hulp om ervoor te zorgen dat blijvend aan de AVG-verplichtingen wordt voldaan. Iedere drie maanden is er een reminder om na te gaan of de eerder vastgelegde omgang met persoonsgevoelige informatie nog steeds klopt. Door het inbouwen van een extra stap in het programma, hoeft daarvoor niet het hele AVG-programma te worden doorlopen. Indien nodig, kunnen de aanpassingen eenvoudig worden verwerkt. Met het opnieuw aanvragen van de (in het pakket begrepen) AVG-Verklaring is het dossier weer op orde, mocht er bij controle naar gevraagd worden.

Hoe om te gaan met klantenkaarten? 
Veel mkb-bedrijven (in de detailhandel bijvoorbeeld) bieden een klantenkaart aan om de binding met het bedrijf te versterken. Met de AVG ben je wel gebonden aan een aantal spelregels. Zo moet je (potentiële) klantenkaarthouders informeren waarom je de persoonlijke gegevens nodig hebt, wat je er precies mee gaat doen en hoe lang je de data gaat bewaren. Dat kan bijvoorbeeld door te verwijzen naar je privacy policy. Let op: dat moet je doen vóórdat je de gegevens opslaat. Je kunt de informatie vermelden op het inschrijfformulier van de klantenkaart of via een aparte brochure. In een winkel kan het lastig zijn om ter plekke de volledige privacy policy te vermelden. Maak in zo’n geval de hoofdlijnen duidelijk en verwijs naar de volledige versie op de website.

Sportclubs goed bezig 
Eerder dit jaar kwam in het nieuws dat sportverenigingen nog maar mondjesmaat bezig waren om hun administraties en processen aan de nieuwe privacywet aan te passen. Door een gigantische inspanning van alle bestuurders en vrijwilligers is dat beeld sterk veranderd. Gestimuleerd door sportkoepel NOC*NSF heeft zo’n 80 procent van de clubs die via hun sportbond gebruik kunnen maken van het AVG-programma dat inmiddels doorgelopen en een verklaring aangevraagd. De resterende clubs zullen naar verwachting spoedig volgen.

Bron: AVG verenigingen